Projektisalkun hallinnan kehittäminen kannattaa etenkin taantumassa

9.2.2010

Toimiva projektisalkun hallinta mahdollistaa myös taloudellisesti vaikeana aikana, että organisaatio kohdentaa taloudelliset resurssinsa tehokkaasti ja järkevästi. Salkunhallinta tulee tarpeeseen myös taantuman hellittäessä, kasaantuneiden tarpeiden päästessä valloilleen.

Vaikeat taloudelliset ajat ovat aiheuttaneet monissa yrityksissä kustannuspaineita. Rajalliset taloudelliset resurssit keskitetään pakolliseen tuotantotoimintaan. Usein ratkaisu on sulkea rahahanat yrityksen toiminnan kehittämiseen liittyviltä töiltä, kuten vaikkapa henkilöstön koulutukselta, riskienhallinnan kehittämiseltä sekä projektitoiminnan parantamiselta.

On todennäköistä, että yrityksen yleisten kustannussäästötavoitteiden miettiminen vain henkilöstömäärien ja ylläpidettävien ratkaisujen kautta, ei johda parhaaseen lopputulokseen. Tällaisessa lähestymistavassa unohdetaan projekteihin liittyvät merkittävät investoinnit. Projektisalkun hallinta on esimerkki alueesta, jota monikaan organisaatio ei hoida parhaalla mahdollisella tavalla. Päätökset projekteihin tehtävistä investoinneista ja itse projektien johtaminen tapahtuvat yleensä projekti kerrallaan. Tämä on sääli, sillä projektisalkun hallinta mahdollistaa paitsi toiminnan tehostamisen, myös kokonaiskustannusten hallittuun alentamisen.

Kriittinen kysymys liiketoiminnalle on: Mitkä projekteistamme ovat tällä hetkellä oikeasti kriittisiä? Hyvinä aikoina projektisalkkuun on todennäköisesti kasaantunut myös liiketoiminnan kannalta vähemmän tärkeitä projekteja sekä kokeiluprojekteja, joiden riskipitoisuus on korkea.

Salkunhallinnan hyödyt

Järkevin tapa alentaa kustannustasoa ilman tulevaisuuden mahdollisuuksia pienentäviä ”juustohöyläleikkauksia” tai toiminnan laadun heikentymistä on leikata kustannuksia perumalla epäonnistuvat, tavoitteistaan selvästi jääneet tai nykytilanteessa liiketoiminnan kannalta vähemmän tärkeät projektit. Silti saadaan aikaan merkittäviä säästöjä.

Salkunhallintaa voidaan hyödyntää myös arvioitaessa yleisten kustannusleikkaustavoitteiden toteuttamiskelpoisuutta. Perinteisessä projektikohtaiseen johtamiseen perustuvassa mallissa johdolla ei ole kokonaiskäsitystä asiantuntijoiden työtilanteesta. Tarkka tieto henkilön työmääristä on hallussa vain yhden projektin sisällä, ja konsolidoitu näkemys puuttuu.

Ratkaisu, joka sisältää resurssihallinnan sekä mahdollistaa nykyisen ja suunnitellun työkuorman seurannan rooli- tai henkilötasolla kertoo välittömästi, onko työntekijöillä riittävästi töitä tai mikäli asiantuntijat ovat jo nykytilanteessa äärimmilleen venytettyjä työkuorman alla.

Oireita siitä, että salkunhallinnan kehittämisestä voi olla hyötyä, ovat muun muassa merkit projektien tai hankkeiden epäonnistumisesta tai se, että asetetuista tavoitteista ollaan jäämässä merkittävästi. Salkunhallinnan kehittämisestä on apua myös silloin, kun kokonaiskuva projektisalkun sisällöstä tai salkussa olevien projektien hyödyistä ja tilanteesta puuttuu sekä silloin, kun liiketoimintastrategia tai toimintaympäristö muuttuu merkittävästi.

Toimivan projektisalkun hallinnan arvo tulee esille myös taantuman hellittäessä ja patoutuneen projektikysynnän vapautuessa. Tässä tilanteessa monen yrityksen eri tuki- tai muut yksiköt, esimerkiksi tietohallinto, ovat suurten haasteiden edessä yrittäessään hillitä hyväksyttyjen projektien määrän vastaamaan resurssejaan, jotka voivat pahimmillaan olla taantuman jälkeen jo muutenkin liian pienet.

Lisätietoja:
Eero Raunio, Johdon neuvonantaja, Projektipalvelut
KPMG
Puh. 020 760 3384
e-mail: etunimi.sukunimi@kpmg.fi